Bagaimana Menulis Email Dengan Benar Dan Formal – Baik Anda seorang profesional muda yang sedang naik daun atau manajer berpengalaman, menulis email adalah aspek penting dari komunikasi bisnis. Dan berkat apa yang sering dilihat sebagai misteri tata bahasa Inggris dan seluk-beluk kata tertulis, ini bisa menjadi perjuangan sehari-hari.
Itu terutama benar jika Anda harus memotivasi orang sibuk untuk menanggapi atau membahas topik yang berpotensi sensitif. Untuk menulis email yang bagus, Anda perlu mengetahui dua hal: kesalahan umum yang harus dihindari, dan strategi tingkat berikutnya untuk maju.
Anatomi Email Yang Bagus
Setiap email yang Anda tulis memiliki struktur dasar yang sama: Baris subjek, salam, badan email, dan penutup. Tetapi seperti halnya setiap bentuk komunikasi profesional tertulis, ada cara yang benar untuk melakukannya dan standar yang harus diikuti. Berikut cara menulis email yang benar: poker indonesia
Garis subjek
Baris subjek bisa menjadi bagian terpenting dari email, meskipun sering diabaikan demi badan email. Tetapi jika Anda mengirim email dingin kepada seseorang, atau hanya menjalin hubungan profesional, baris subjek Anda dapat membujuk orang untuk membuka pesan serta menetapkan ekspektasi tentang apa yang tertutup. https://americandreamdrivein.com/
Di sisi lain, baris subjek yang dibuat dengan buruk atau umum (seperti “Hai” atau “Anda tidak ingin melewatkannya”) dapat menghalangi pembaca dan mengakibatkan email Anda masuk ke folder spam.
“Habiskan dua kali lipat jumlah waktu untuk menyusun baris subjek yang tepat seperti yang Anda lakukan pada [tubuh] karena jika mereka tidak membuka email, itu tidak masalah,” kata Cole Schafer, pendiri dan kepala salinan Honey Copy.
Pembuka
Dalam kebanyakan situasi penulisan email, Anda ingin memasukkan salam singkat untuk mengakui pembaca sebelum menyelami pesan atau permintaan utama Anda.
Pengecualian: Saat Anda berada di rantai email dengan kolega dekat, sering kali menjadi lebih alami untuk melepaskan pembuka (serta penutupan). Meskipun awalnya mungkin terasa seperti kecerobohan, itu menandakan hubungan profesional yang lebih baik.
Tubuh
Isi email adalah inti dari pesan Anda, dan harus memiliki tujuan yang jelas dan spesifik, seperti mendapatkan umpan balik tentang presentasi atau mengatur pertemuan dengan klien baru. Ini juga harus ringkas. Dengan begitu, orang akan lebih cenderung membacanya, daripada membaca sekilas dan berisiko kehilangan informasi penting. Jika Anda bisa, ringkaslah menjadi beberapa kalimat pilihan.
Dan untuk email yang membutuhkan lebih banyak panjang dan detail, jaga agar tetap fokus semampu Anda. “Tidak ada yang mau menerima novel. Anda ingin menyimpannya di antara tiga, empat, atau lima baris teks,” kata Schafer.
Penutupan
Sama seperti Anda ingin memulai sesuatu dengan benar dengan ucapan Anda, Anda juga ingin berpisah dengan baik. Itu berarti menulis tanda terima yang ramah. Dan ada banyak pilihan untuk dipilih.
Misalnya, berikut adalah 12 penutup umum dan profesional yang dipilih pengguna Grammarly pada hari tertentu: Anda sebaiknya memilih penutup yang terasa asli untuk kepribadian Anda dan menyesuaikannya dengan hubungan untuk memastikan tingkat profesionalisme yang sesuai. Di sisi lain, penutupan umum seperti “cinta”, “dikirim dari iphone” atau “terima kasih,” sebaiknya tidak digunakan dalam email profesional.
Kesalahan umum dalam menulis email (dan apa yang harus dilakukan)
Seperti halnya setiap email merupakan peluang untuk pertumbuhan profesional, ada juga potensi untuk jatuh ke dalam kebiasaan buruk menulis email yang umum. Berikut delapan kesalahan yang harus dihindari:
Menghilangkan Koma Oxford Yang Diperlukan
Tanda koma Oxford dapat menjadi agak terpolarisasi ketika memikirkan tentang cara menulis email yang benar, bergantung pada panduan gaya mana yang digunakan untuk komunikasi profesional dalam industri Anda biasanya dijauhi atau dipuji sebagai alat klarifikasi. Bagaimanapun, banyak orang memiliki pendapat yang kuat tentang itu. Tetapi membiarkannya keluar dapat menyebabkan kebingungan, tergantung pada kalimatnya.
Yang harus dilakukan: Meskipun koma Oxford mungkin tidak sesuai dalam konteks tertentu, sebaiknya gunakan dalam email. Itu karena dapat membantu Anda menghemat waktu dan menghindari miskomunikasi, kebingungan, dan bahkan masalah hukum.
Hedging
Pengguna Grammarly tahu bahwa dalam hal lindung nilai , lebih baik mengabaikannya daripada membiarkannya masuk, terutama di email. Dan jika Anda khawatir akan dianggap tidak sopan, jangan: Bertentangan dengan kepercayaan populer, bahasa hedging membuat Anda terdengar kurang percaya diri, yang pada akhirnya dapat merusak tulisan Anda.
Yang harus dilakukan: Nyatakan ide atau pendapat Anda, lalu jelaskan “mengapa” di balik alasan Anda. Dengan begitu, Anda akan lebih dipahami dan kecerdasan Anda dapat bersinar.
Salinannya Sangat Panjang Atau Tidak Jelas
Apakah Anda akan membaca email yang panjangnya 1.000 kata? Mungkin tidak kebanyakan orang membaca sepintas email yang panjang. Dan jika Anda menambahkan kalimat yang sulit diikuti atau pesan campuran, ke draf Anda, Anda bahkan cenderung tidak mendapatkan respons yang memuaskan.
“Saya mendapatkan banyak sekali [email] yang hanya berupa blok teks yang sangat besar. Dan saya mengerti mengapa mereka melakukan itu jadi Anda memiliki cukup detail. Tetapi sangat sulit untuk membaca dan saya tidak akan membaca semuanya,” kata Kat Boogaard, seorang penulis lepas yang berbasis di Wisconsin.
Yang harus dilakukan: Buat agar ringkas dan fokus pada masalah yang ada. Kemudian akhiri dengan ajakan bertindak, tanggal tanggapan yang diminta, dan jelaskan bahwa Anda terbuka untuk pertanyaan dan tindak lanjut (jika demikian).
Menjadi Terlalu Santai (Formal)
Bergantung pada keadaan Anda, terlalu ragu-ragu pada sisi penulisan kasual atau formal bisa menjadi salah langkah. Bersikap terlalu santai sering kali dianggap sebagai kesalahan pemula, tetapi bahasa formal yang kaku juga dapat merusak pesan Anda.
Yang harus dilakukan: Dalam menemukan keseimbangan sempurna antara formal dan kasual, kuncinya adalah memikirkan hubungan antara Anda dan penerima dan mengambil isyarat sosial saat komunikasi Anda berkembang.
“Anda sepertinya ingin melihat apa yang dilakukan dan berpartisipasi orang lain, bermain bersama, semacam mengetahui cara komunikasi berkembang dan cara ekspektasi dalam suatu hubungan berkembang,” kata Dan Post Senning, pakar etiket di Emily Post Institute.
Klise
Tidak semua klise email adalah dosa utama. Aspek tertentu dari email Anda pasti sedikit dirumuskan. Bagaimanapun, sebagian besar email memiliki struktur dasar yang sama, dan ada frasa yang dapat Anda gunakan untuk memastikan kejelasan atau menutupi dasar Anda. Tetapi jika Anda akan mengulangi frasa, pastikan frasa tersebut memiliki tujuan yang jelas.
Seperti yang dikatakan Kiera Wright-Ruiz, manajer media sosial di Pemandu Lokal Google, “Meskipun saya selalu mengulangi, ‘beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan,’ Saya sebenarnya ingin tahu jika mereka memiliki pertanyaan.”
Namun, sering kali, Anda ingin mengedit klise jika memungkinkan karena dapat membuat orang mengabaikannya. Inilah tujuh teratas yang harus dihindari: Metode: Kami mencari istilah yang digunakan oleh pengguna Grammarly berdasarkan artikel blog kami yang paling populer.
Yang harus dilakukan: Cobalah membaca draf klise, nada, dan suara untuk mengkomunikasikan pesan Anda secara lebih efektif sambil menjaga pembaca tetap terlibat. Tanyakan pada diri Anda: Jika atasan (atau ibu) Anda membaca email ini, apakah Anda akan menyukainya? Jika jawabannya ya, berarti Anda berada di jalur yang benar.