Bagaimana Menulis Email yang Jelas dan Profesional – Email adalah alat komunikasi pilihan bagi kebanyakan dari kita. Email bagus karena Anda tidak harus tersedia pada saat yang sama dengan rekan percakapan Anda untuk berkomunikasi. Ini memungkinkan kami untuk menjaga proyek tetap berjalan ketika rekan kerja tidak tersedia atau berada di belahan dunia lain.
Ada satu masalah: kebanyakan dari kita tenggelam dalam email. Rata-rata orang yang menggunakan email untuk bisnis menerima dan mengirim lebih dari 100 email setiap hari, menurut laporan yang diterbitkan oleh Radicati Group.
Selain itu, email terlalu mudah disalahpahami. Sebuah penelitian terbaru oleh Sendmail menemukan bahwa 64% orang telah mengirim atau menerima email yang menyebabkan kemarahan atau kebingungan yang tidak disengaja. idnplay
Cara Menulis Email Profesional dengan Benar (Dengan Poin Yang Jelas)
Menulis email yang pendek dan langsung pada intinya akan mengurangi waktu yang Anda habiskan untuk email dan membuat Anda lebih produktif. Dengan membuat email Anda pendek, kemungkinan Anda akan menghabiskan lebih sedikit waktu di email dan lebih banyak waktu untuk pekerjaan lain. Bisa dikatakan, menulis jelas adalah sebuah keterampilan. Seperti semua keterampilan, Anda harus mengusahakannya. https://www.premium303.pro/
Untuk memulainya, Anda mungkin membutuhkan waktu yang lama untuk menulis email pendek seperti halnya Anda menulis email yang panjang. Namun, meskipun demikian, Anda akan membantu rekan kerja, klien, atau karyawan Anda menjadi lebih produktif karena Anda akan menambahkan lebih sedikit kekacauan ke kotak masuk mereka, sehingga lebih mudah bagi mereka untuk menanggapi Anda.
Dengan menulis dengan jelas, Anda akan dikenal sebagai seseorang yang tahu apa yang dia inginkan dan menyelesaikan sesuatu. Keduanya bagus untuk prospek karier Anda.
Jadi, apa yang diperlukan untuk menulis email yang jelas, ringkas, dan profesional?
Sekarang, mari kita masuk ke detail bagaimana menulis email profesional, yang akan membuat Anda menulis email bisnis yang tepat dengan tujuan, kejelasan, dan dampak.
1. Ketahui Tujuan Anda
Email yang jelas selalu memiliki tujuan yang jelas.
2. Gunakan Aturan “Satu Hal”
Email tidak sama dengan pertemuan bisnis. Dengan rapat bisnis, semakin banyak item agenda yang Anda kerjakan, semakin produktif rapat tersebut.
Dengan email, yang benar adalah sebaliknya. Semakin sedikit Anda memasukkan email Anda, semakin baik.
Itulah mengapa merupakan ide yang bagus untuk mempraktikkan aturan “satu hal”. Jadikan setiap email yang Anda kirim tentang satu hal saja. Jika Anda perlu berkomunikasi tentang proyek lain, tulis email lain.
3. Berlatih Empati
Empati adalah kemampuan untuk melihat dunia melalui mata orang lain. Saat Anda melakukan ini, Anda memahami pikiran dan perasaan mereka.
Saat Anda menulis email, pikirkan kata-kata Anda dari sudut pandang pembaca.
4. Buat Perkenalan Singkat
Saat Anda mengirim email kepada seseorang untuk pertama kalinya, Anda harus memberi tahu penerima tentang siapa Anda. Biasanya Anda dapat melakukannya dalam satu kalimat. Misalnya: “Senang bertemu Anda di [acara X].”
Salah satu cara untuk membuat perkenalan tetap singkat adalah dengan menuliskannya seperti Anda bertemu langsung. Anda tidak akan melakukan monolog lima menit saat bertemu seseorang secara langsung. Jadi jangan lakukan itu lewat email.
Secara opsional, Anda dapat menyertakan tautan ke akun media sosial Anda, dan promosi singkat satu kalimat tentang cara Anda membantu orang.
5. Batasi Diri Anda pada Lima Kalimat
Di setiap email yang Anda tulis, Anda harus menggunakan kalimat yang cukup untuk mengatakan apa yang Anda butuhkan dan tidak lebih. Praktik yang membantu di sini adalah membatasi diri Anda pada lima kalimat.
Akan ada kalanya tidak mungkin untuk menyimpan email dengan lima kalimat. Tetapi dalam banyak kasus, lima kalimat sudah cukup.
Pelajarilah disiplin lima kalimat, dan Anda akan menemukan diri Anda menulis email lebih cepat. Anda juga akan mendapatkan lebih banyak balasan.
6. Tetap berpegang pada Struktur Standar
Apa kunci untuk membuat email Anda tetap pendek? Menggunakan struktur standar. Ini adalah template yang Anda ikuti untuk setiap email yang Anda tulis.
Selain membuat email Anda pendek, mengikuti struktur standar juga membantu Anda menulis dengan cepat.
Seiring waktu, Anda akan mengembangkan struktur yang sesuai untuk Anda. Berikut struktur sederhana untuk Anda mulai:
– salam
– pujian atau basa-basi
– alasan email Anda
– panggilan untuk bertindak
– pesan penutup
– tanda tangan
7. Gunakan Kata-Kata Singkat, Kalimat, dan Paragraf
Jangan pernah menggunakan kata yang panjang di mana yang pendek bisa digunakan.
Nasihat ini bahkan lebih relevan saat ini, terutama saat menulis email.
Kata-kata singkat menunjukkan rasa hormat kepada pembaca Anda. Dengan menggunakan kata-kata pendek, Anda telah bekerja keras untuk membuat pesan Anda mudah dimengerti.