Inilah Penjelasan Kualitas Isi Email Yang Baik – Ada kalanya percakapan telepon dan tatap muka lebih efisien dan produktif, tetapi dalam kebanyakan kasus, email adalah media yang hampir sempurna untuk komunikasi selama itu digunakan dengan benar. Email adalah platform komunikasi yang diremehkan. Ini tentu saja diadopsi dengan baik oleh bisnis sebagai media komunikasi, dengan sebagian besar orang Amerika menggunakannya sebagai saluran komunikasi bisnis utama mereka.
Tetapi efektivitas email dibatasi oleh upaya yang dilakukan masing-masing oleh pengirimnya. Alih-alih memanfaatkan nilai keunggulan unik media, terlalu banyak orang cenderung untuk secara sembarangan membuang pikiran mereka ke dalam tubuh email dan menekan kirim. Jika informasi tidak dimasukkan dengan jelas, maka mn akan jauh lebih rentan untuk ditafsirkan secara salah, menyebabkan rantai bolak-balik yang berpotensi panjang yang mendorong produktivitas terhenti. poker99
Bagi sebagian orang yang pernah mengalami ini, itu sebabnya mereka bersikeras panggilan telepon dan percakapan tatap muka lebih menguntungkan untuk komunikasi bisnis. Ada kalanya percakapan telepon dan tatap muka lebih efisien dan produktif, tetapi dalam kebanyakan kasus, email adalah media yang hampir sempurna untuk komunikasi – selama itu digunakan dengan benar. Berikut adalah tujuh kualitas email yang sukses. https://www.mrchensjackson.com/
Ringkas.
Email bukan tempat untuk bertele-tele. Karena email dapat mentransmisikan jumlah informasi yang hampir tak terbatas, mudah untuk menyinggung atau mencoba memasukkan setiap bit informasi yang Anda bisa dalam satu email tunggal. Ini biasanya bukan pendekatan terbaik. Alih-alih, lebih baik fokus membuat surel sesingkat mungkin; dengan kata lain, lebih baik memasukkan informasi sebanyak mungkin ke dalam kata-kata sesedikit mungkin.
Anda dapat melakukan ini dengan memotong kesalahan dalam bacaan. Tidak seperti panggilan telepon, Anda tidak perlu menghabiskan waktu berbicara ringan atau memperkenalkan masalahnya. Sebagai gantinya, Anda dapat segera mulai dengan menyajikan informasi yang paling relevan. Setelah Anda membuat konsep email, telusuri dan hapus semua kalimat (atau kata-kata individual) yang tidak perlu.
Berfokus pada niat.
Berbicara tentang tujuan, email Anda harus memilikinya. Jika email Anda tidak memiliki tujuan utama, seperti “untuk meringkas pertemuan dan rekap langkah selanjutnya,” Anda tidak boleh mengirimnya. Semua yang ada di email Anda perlu memenuhi intensi pusat itu, dan intensi sentral itu harus jelas bagi semua orang yang membacanya.
Agar niat utama Anda menjadi jelas, Anda membutuhkan garis subjek langsung yang efektif. Menulis bisa menjadi sulit, terutama untuk email panjang yang perlu mencakup banyak hal, tetapi tanpa baris subjek langsung dan jelas, email Anda bisa diabaikan atau sulit ditemukan setelah sejumlah waktu berlalu. Sertakan informasi seperti klien, topik, atau tanggal jatuh tempo (untuk item tindakan tertentu). Jangan pernah menggunakan baris subjek untuk menulis salinan isi.
Meringkas.
Email Anda harus memiliki semacam ringkasan untuk memulai sesuatu, kecuali jika itu adalah tanggapan terhadap thread email yang sudah berlangsung. Anda harus menangkap semua item yang dicakup hingga saat ini (apakah semua item tersebut dibahas dalam pertemuan baru-baru ini, atau selama beberapa minggu terakhir). Ini akan membuat semua orang membaca email dengan cepat pada informasi latar belakang sebelum Anda mempelajari masalahnya.
Ingat, ada perbedaan antara meringkas dan mengulangi. Anda tidak perlu bermaksud mengulang semua informasi yang telah dicakup hingga saat ini. Alih-alih, Anda mencoba menyampaikan elemen terpenting dari informasi itu dalam ruang sesedikit mungkin.
Terorganisir dengan baik.
Email Anda perlu diatur secara logis. Tidak ada format tunggal yang berlaku untuk setiap email, tetapi setiap email harus dipikirkan dengan matang. Mulai email Anda dengan menyapa audiens Anda dan beralih ke subjek. Subjek Anda dapat dibagi dalam beberapa cara. Misalnya, Anda dapat memisahkan bagian Anda secara kronologis dengan memulai dengan rekap pertemuan sebelumnya, pindah ke ringkasan umum, dan diakhiri dengan daftar item tindakan. Atau, Anda dapat memilih untuk mengelompokkan email Anda dalam hal peserta perorangan, menyerukan tanggung jawab masing-masing individu dalam satu email grup.
Tidak peduli bagaimana Anda memilih untuk mengatur email Anda, organisasi Anda harus langsung dikenali oleh siapa pun yang membaca email Anda untuk pertama kalinya. Simpan semua subjek yang relevan terbatas pada bagiannya di email Anda, tanpa limpahan.
Dapat dipindai secara visual.
Ini sangat penting, dengan rentang perhatian di posisi terendah dan kotak masuk sepanjang masa mencapai titik tertinggi sepanjang masa. Bahkan jika audiens yang dituju perlu membaca email Anda secara penuh pertama kali, email Anda harus “dapat dipindai” secara visual untuk dibaca berulang. Jangan membuat paragraf Anda terlalu lama (membuat dinding teks yang ditakuti), dan cobalah membuat bagian konten tertentu muncul dengan berbagai format. Sebagai contoh, poin-poin penting adalah cara yang sangat efektif untuk mengatur dan menyajikan daftar khusus karena dapat dibaca dengan cepat dan mudah. Mereka menonjol dari sisa email dan dapat ditangani satu per satu.
Anda juga dapat menggunakan trik pemformatan seperti huruf tebal untuk memanggil nama tertentu atau tanggal penting, dan jika Anda ingin mendapatkan kemewahan, Anda bisa memberi kode warna pada email Anda untuk berkorespondensi dengan berbagai pihak terkait. Tujuannya adalah untuk mendesain email Anda agar mudah direferensikan.
Sopan dan sesuai nada.
Email memang memiliki satu kelemahan potensial. Karena mereka ditulis, dan tidak diungkapkan dengan berbagai nada vokal dan bahasa tubuh yang biasa kita gunakan dalam komunikasi antarpribadi, mereka cenderung salah tafsir. Itu berarti Anda harus ekstra hati-hati untuk memastikan kata-kata Anda diambil dengan benar dan tepat oleh pihak penerima.
Pertama, pastikan Anda menulis dengan nada yang sesuai untuk audiens Anda. Jika Anda mengirim email kepada klien baru dengan nilai-nilai konservatif, yang terbaik adalah mengatasinya secara resmi sebagai Tn. daripada dengan “Hei Bob!” Di sisi lain, jika Anda mengirim email kepada rekan kerja tentang proyek yang sedang Anda kerjakan, jangan terlalu kaku dengan menggunakan kalimat pendek dan tidak ramah.
Kedua, bersikap ramah, tetapi langsung. Email bukan tempat terbaik untuk membuat lelucon sarkastik atau lidah-di-pipi, bahkan jika nada akan memungkinkannya. Asumsikan pembaca Anda akan mengambil semuanya secara harfiah.
Bersihkan tindakan.
Email terbaik memiliki rencana tindakan yang jelas. Jika tidak ada tindakan yang diperlukan oleh salah satu pembaca Anda, Anda mungkin tidak perlu mengirim email di tempat pertama. Terutama di email yang lebih panjang, item tindakan mudah hilang. Alih-alih, buat semua item tindakan jelas. Buat daftar dari setiap item tindakan, serta pihak yang bertanggung jawab untuk melaksanakan item tindakan itu dan tanggal penyelesaian yang diharapkan (jika relevan). Pembaca Anda akan langsung tahu apa yang diharapkan dari mereka, dan lebih baik lagi, Anda akan memiliki poin historis yang dapat Anda rujuk di masa depan untuk meminta pertanggungjawaban pihak-pihak tersebut.
Jika Anda dapat mulai menulis email dengan kualitas penting yang telah disebutkan diatas, Anda akan meningkatkan koherensi dan kepraktisan email Anda. Akibatnya, rekan kerja dan klien Anda akan lebih bahagia, produktivitas Anda akan meroket, dan Anda tidak perlu lagi khawatir tentang bolak-balik adanya pertanyaan dan tanggapan.