Inilah Tips – Tips Menulis Email Yang Formal – Apakah Anda perlu tahu cara menulis email resmi ? Jika Anda terbiasa menulis email biasa ke teman dan keluarga, Anda mungkin tidak tahu cara menulis email formal dengan benar. Jangan khawatir. Kamu tidak sendiri. Banyak orang kesulitan menulis email resmi.
Email formal sering kali dipanggil ketika Anda mengirim email ke seseorang yang tidak Anda kenal dengan baik. Email formal juga merupakan pilihan yang tepat untuk beberapa situasi bisnis. Jika Anda tidak yakin apakah akan mengirim email formal atau informal, biasanya lebih baik mengirim pesan formal. Sekarang mari kita mulai dengan mempelajari semua cara menulis email formal:
Apa Itu Email Formal ?
Email formal biasanya dikirim ke seseorang yang tidak Anda kenal dengan baik atau seseorang yang berwenang. Contoh seseorang yang mungkin Anda kirimi email resmi termasuk profesor Anda, pejabat publik, atau bahkan perusahaan tempat Anda berbisnis. poker asia
Jika tempat kerja Anda memiliki lingkungan formal, gunakan email formal dengan bos dan kolega Anda kecuali Anda diperintahkan untuk tidak melakukannya. Banyak tempat kerja yang bergerak menuju lingkungan yang lebih kasual dan ini sering dibawa ke komunikasi email. Jika Anda tidak yakin apa yang tepat untuk tempat kerja Anda, tanyakan. www.americannamedaycalendar.com
Email Non Formal versus Formal: Apa Perbedaannya?
Email formal berbeda dari email biasa. Email biasa, biasanya ditujukan kepada orang yang Anda kenal dengan baik. Sering kali itu adalah seseorang yang Anda kenal baik seperti teman atau anggota keluarga. Saat mengirim email biasa, Anda tidak perlu terlalu khawatir tentang struktur dan nada.
Bahkan, bagian dari apa yang membuat email formal berbeda dari email biasa adalah strukturnya. Email formal memiliki struktur yang sangat jelas, dengan salam yang pasti (bagian pembuka dari email), bagian tanda tangan, kalimat pembuka, dan isi.
Anda juga menggunakan bahasa secara berbeda di email formal daripada di email biasa. Hindari penggunaan singkatan, kontraksi, slang, emotikon, dan terminologi informal lainnya. Nada email formal juga berbeda. Email informal bahkan mungkin tidak menggunakan kalimat lengkap atau tata bahasa yang tepat, tetapi email formal selalu melakukannya.
Menulis Email Formal
Walaupun email informal sering dapat dikirim dengan cepat, menulis email formal biasanya membutuhkan sedikit lebih banyak pemikiran dan sedikit lebih banyak waktu. Pertimbangan yang cermat perlu diberikan pada setiap elemen email. Dengan mengingat hal itu, mari kita lihat lebih dekat beberapa elemen umum dari email formal:
Subject Line
Subject Line adalah apa yang dilihat pembaca di kotak masuk mereka. Jika baris subjek menyesatkan atau informasi hilang, email Anda mungkin tidak dapat dibaca. Pesan itu bahkan dapat dikirim ke spam. Semakin formal email Anda, semakin jelas subject line Anda. Namun berhati-hatilah untuk membuat subject line Anda terlalu lama.
Salam
Salam langsung ditujukan kepada orang yang Anda kirimi email. Itu selalu digunakan dalam pesan email formal, tetapi terkadang dilewati dalam pesan informal.
Pengantar
Pembukaan email formal sering kali mengharuskan pengirim untuk memperkenalkan diri. Sebaliknya, email informal dikirim ke seseorang yang Anda kenal dan pengantar tidak diperlukan.
Badan ( isi email )
Badan email formal biasanya menguraikan tujuan email tersebut. Elaborasi mungkin tidak diperlukan dalam email informal. Meskipun badan berisi informasi terperinci, penting untuk menulis dengan jelas dan ringkas dalam email formal. Ingat pembaca Anda tidak terbiasa dengan Anda dan mungkin tidak terbiasa dengan topik Anda. Anda tidak ingin penerima email Anda salah memahami poin penting.
Penutupan
Cara Anda mengakhiri email formal sama pentingnya. Karena penutupan email adalah hal terakhir yang dilihat penerima Anda, penutupan email Anda dapat meninggalkan kesan abadi. Penutupan email formal yang baik juga mengingatkan pembaca tentang siapa Anda karena harus menyertakan nama lengkap, informasi kontak, dan judul (jika perlu). Jika Anda bisa, gunakan tanda tangan profesional untuk dampak tambahan. Sebaliknya, penutupan email mungkin sangat biasa untuk email informal. Dalam beberapa kasus di mana penerima sudah dikenal oleh Anda, Anda bahkan dapat menghilangkan penutupan email. Cara paling umum untuk memulai penutupan email formal adalah dengan kata “Hormat.” Ini mungkin penutupan umum, tetapi juga penutupan yang aman.
Anda sekarang memiliki informasi yang Anda butuhkan untuk menulis setiap bagian dari email formal. Email formal sangat mirip dengan email profesional, karena email profesional sering ditulis dalam gaya formal. Prinsip-prinsip yang berlaku untuk email profesional juga berguna untuk email formal.
Memformat dan Menyusun Email Formal
Meskipun banyak email informal tidak terstruktur, cara Anda memformat dan menyusun email formal Anda adalah penting. Paling tidak, email formal harus mengandung semua elemen berikut:
- Subject Line. Spesifik, tetapi ringkas. Banyak ahli setuju bahwa baris subjek yang ideal adalah enam hingga sepuluh kata.
- Salam. Alamat penerima dengan nama, jika memungkinkan. Gunakan kehormatan, yang sesuai. Misalnya, tulislah Profesor Smith yang Terhormat, bukan Hei.
- Teks isi. Bagian ini menjelaskan pesan utama email. Untuk email formal, gunakan tata bahasa yang tepat dan lengkapi kalimat.
- Tanda tangan. Penutupan email Anda harus formal, bukan informal. Gunakan nama depan dan belakang Anda. Jika Anda menulis atas nama organisasi dan Anda tahu judul orang yang Anda kirimi email, gunakan itu.
Pilihan font email Anda juga penting ketika Anda memformat email formal. Meskipun banyak platform email modern memungkinkan Anda menggunakan banyak font berbeda, yang terbaik adalah tetap menggunakan font yang umum dan dapat dibaca seperti Verdana, Calibri, Times New Roman atau Georgia. Helvetica dan Arial adalah font sans-serif yang umum Anda dapat gunakan juga. Hindari font baru seperti Comic Sans, font tulisan tangan seperti Bradley Hand, dan font script seperti Brush Script. Ingat bahwa jika Anda memilih font yang tidak biasa untuk email formal Anda, font itu mungkin tidak didukung oleh beberapa platform email. Juga, pertahankan satu atau dua font di email formal Anda. Menggunakan terlalu banyak font berbeda dapat membuat email Anda terlihat terlalu kasual. Terlalu banyak font bahkan bisa membuat email formal Anda kurang mudah dibaca.
Mengirim Email Formal
Setelah Anda menulis dan memformat email formal Anda, Anda hampir siap untuk mengirim pesan Anda. Tetapi sebelum Anda menekan tombol Kirim, tinjau email Anda dengan cermat. Mencari:
- Kesalahan pengejaan
- Kesalahan dalam suatu nama
- Kesalahan ketik
- Kesalahan tata bahasa
Ingat, email yang ceroboh penuh kesalahan membuat kesan buruk. Juga, perhatikan alamat email yang Anda gunakan untuk mengirim email jika Anda ingin dianggap serius. Banyak dari kita membuat alamat email ketika kita masih muda yang tidak sesuai untuk email formal. Jika Anda bisa mendapatkannya, alamat email Anda untuk email formal haruslah variasi nama Anda tanpa karakter tambahan. Jika Anda seorang pelajar atau menulis atas nama organisasi, sebaiknya gunakan email yang disediakan oleh lembaga pendidikan Anda atau organisasi yang Anda wakili.
Menggunakan Template untuk Email Formal
Salah satu cara untuk menambahkan dampak tambahan ke email formal Anda adalah dengan menggunakan template tanda tangan yang dirancang secara profesional. Template tanda tangan menambah minat grafis ke email Anda. Template tanda tangan juga termasuk informasi kontak lengkap Anda.
Kesimpulan
Anda mungkin tidak memiliki banyak pengalaman menulis email formal, tetapi jika Anda perlu menulisnya, penting untuk melakukannya dengan benar. Menulis email formal tidak sulit ketika Anda tahu apa yang harus dilakukan. Email formal sangat berbeda dari yang informal. Ada struktur, format, dan nada yang tepat yang harus Anda gunakan untuk email formal. Selain menulis email yang bagus, penting juga untuk tetap mempertahankan kotak masuk email Anda.