Mudah Tersinggung Oleh Email Kantor Yang Tidak Bersalah – Kebanyakan orang sering menggunakan email dalam pekerjaan mereka, bahkan lebih selama penguncian dan dengan peningkatan bekerja dari rumah. Dan kita semua telah mendengar tip untuk “netiket” petunjuk bermanfaat untuk menghindari pelanggaran atau miskomunikasi dalam pesan yang kita kirim.
Tapi inilah masalahnya. Pelanggaran diambil serta diberikan. Baik niat baik maupun etiket email yang sempurna tidak akan menghindari masalah. hari88
Ini karena pembaca email sering mengalami apa yang disebut “bias intensifikasi negatif”. Mereka sering membaca pesan negatif yang tidak dimaksudkan oleh pengirimnya, atau mereka bahkan membesar-besarkan sedikit hal negatif.
Pekerja kantoran menghabiskan sekitar 2,5 jam sehari untuk membaca, menulis, dan menanggapi email. Sebagian besar melaporkan setidaknya sesekali menerima email yang mereka gambarkan sebagai ofensif atau tidak sopan dalam satu penelitian, 91% melaporkan menerima email semacam itu dari bos mereka.
Mengingat volume email di tempat kerja, pertukaran negatif sesekali mungkin tidak dapat dihindari. Namun, fitur email tertentu dapat memperburuk keadaan, meningkatkan kemungkinan miskomunikasi dan eskalasi konflik.
Misalnya, dibandingkan dengan komunikasi tatap muka, email memerlukan umpan balik yang tertunda. Dalam komunikasi tatap muka kami lebih mampu memantau dan memperbaiki kesalahpahaman secara real time.
Email juga melibatkan pengurangan “kehadiran sosial” persepsi bahwa orang lain itu nyata dan “ada” dalam interaksi. Umpan balik yang tertunda meningkatkan kemungkinan kesalahpahaman, dan kehadiran sosial yang rendah dapat menurunkan hambatan dan mendorong balasan yang marah atau “berkobar”.
Risiko makna yang tidak diinginkan
Setiap orang yang mengirim dan menerima email di tempat kerja mengetahui masalah yang dapat muncul. Pencarian Google akan menemukan ratusan artikel tentang cara menghindarinya. Dan ada alasan bagus untuk semua perhatian itu.
Email tempat kerja yang dianggap kasar, menghina, atau tidak sopan oleh orang-orang dapat menimbulkan stres, mengurangi produktivitas, dan memengaruhi kesejahteraan bahkan di luar tempat kerja.
Saran etiket email termasuk meminimalkan tanggapan “balas semua”, berhati-hati dengan humor, menganggap pesan itu tidak rahasia dan meminta rekan kerja untuk membaca pesan yang sulit sebelum dikirim.
Semua masuk akal, tetapi itu memberi kesan yang salah bahwa membangun pesan yang bijaksana adalah yang dibutuhkan. Ini mengabaikan fakta bahwa orang yang menerima pesan email adalah pemroses informasi aktif yang membawa kepekaan dan pengetahuan latar belakang mereka sendiri ke interpretasi pesan mereka.
Merasakan hal negatif
Dalam penelitian kami, kami meminta 276 orang dewasa di Selandia Baru dan Australia yang menggunakan email secara teratur di tempat kerja untuk memberikan contoh email yang mereka terima yang menyampaikan atau mendorong emosi negatif.
Kami mengajukan pertanyaan kepada mereka tentang email tersebut dan kemudian meminta pengamat yang objektif untuk membaca pesan yang sama. Kami menemukan orang yang menerima email secara langsung menilai pesan jauh lebih negatif daripada pengamat.
Perbedaannya bahkan lebih besar ketika organisasi peserta memiliki iklim di mana komunikasi negatif biasa terjadi dan ketika pengirim email berada pada posisi kekuasaan yang lebih tinggi.
Ini menunjukkan bias intensifikasi negatif yaitu, kecenderungan untuk “membaca” lebih banyak hal negatif daripada yang terlihat dalam fitur objektif pesan. Ini menunjukkan konteks dan hubungan dapat memengaruhi seberapa banyak hal negatif yang kita rasakan.
Dinamika daya penting
Beberapa contoh akan dianggap negatif oleh hampir semua orang: “Persetan dengan Anda dan penilaian kinerja Anda!”
Tetapi banyak yang secara lahiriah sopan dan bahkan sopan: “Kami mengakui bahwa permintaan kami memiliki batas waktu yang sangat singkat dan tentu saja menghargai bahwa Anda sangat sibuk.” Atau, “Hanya ingin tahu mengapa tidak ada pembaruan yang diterima. Semoga tidak ada berita adalah berita baik!”
Faktanya, kurangnya fitur negatif yang terang-terangan dalam sebuah pesan adalah prediktor yang buruk dari persepsi negatif orang.
Interpretasi hiper-negatif kemungkinan besar akan berperan dengan pesan ambigu yang dapat ditafsirkan dalam berbagai cara.
Ini terutama benar ketika pesan-pesan itu pendek dan tidak bersifat pribadi dan ketika pesan-pesan itu berasal dari atasan dalam organisasi yang membuat permintaan atau mengeluarkan arahan, atau ketika sudah ada ketegangan dalam hubungan.
Menariknya, kesadaran orang akan perlunya etiket email tampaknya meningkatkan harapan mereka tentang apa yang dapat diterima. Penjelasan peserta tentang mengapa email dipandang negatif sering kali mengutip aturan untuk perilaku email yang sesuai.
Membuat email aman kembali
Karena sebagai masyarakat kita telah mengembangkan pandangan tentang apa yang dapat diterima, pesan yang ditulis atau disingkat dengan tergesa-gesa dapat dibaca sebagai sesuatu yang disengaja.
Jika organisasi ingin mengurangi kemungkinan konflik atas komunikasi email, pelatihan menulis email yang efektif perlu disesuaikan dengan perhatian yang sama untuk menerima pesan email dan kemungkinan bias intensifikasi negatif.
Tidak mungkin bagi penulis yang paling sensitif sekalipun untuk mengantisipasi semua kemungkinan penyebab pelanggaran. Pelatihan komunikasi harus bertujuan untuk meningkatkan kesadaran akan banyak peluang untuk salah tafsir dalam email dan kecenderungan penerima untuk membaca hal-hal negatif yang tidak diinginkan.
Mengakui peran dinamika kekuasaan dan iklim umum dalam sebuah organisasi juga akan membantu. Mendemonstrasikan bagaimana ketegangan internal dapat dirasakan dalam sesuatu yang tampaknya “tidak bersalah” seperti email singkat juga dapat membantu meningkatkan hubungan di tempat kerja secara umum.