Inilah Contoh Menulis Email Yang Efektif. – Email telah lama menjadi alat inti untuk komunikasi bisnis, tetapi survei tahun 2013 oleh Sendmail, Inc., menemukan bahwa email telah menyebabkan ketegangan, kebingungan, atau konsekuensi negatif lainnya bagi 64 persen pekerja profesional.
Jadi, bagaimana Anda bisa menghindari email Anda melakukan ini? Dan bagaimana Anda bisa menulis email yang mendapatkan hasil yang Anda inginkan? Dalam artikel dan video ini, kami melihat strategi yang dapat Anda gunakan untuk memastikan bahwa penggunaan email Anda jelas, efektif, dan berhasil. pokerindonesia
Menulis Email yang Efektif
Pekerja kantor rata-rata menerima sekitar 80 email setiap hari . Dengan volume email sebanyak itu, pesan individu dapat dengan mudah diabaikan. Ikuti aturan sederhana ini agar email Anda diperhatikan dan ditindaklanjuti. americandreamdrivein.com
- Jangan terlalu banyak berkomunikasi melalui email
- Manfaatkan baris subjek dengan baik
- Jaga agar pesan tetap jelas dan singkat
- Bersikap sopan
- Periksa nada bicara Anda
- Koreksi
Jangan Terlalu Berkomunikasi melalui Email
Salah satu sumber stres terbesar di tempat kerja adalah banyaknya email yang diterima orang. Jadi, sebelum Anda mulai menulis email, tanyakan pada diri Anda: “Apakah ini benar-benar perlu?”
Sebagai bagian dari ini, Anda harus menggunakan telepon atau IM untuk menjawab pertanyaan yang mungkin memerlukan diskusi bolak-balik. Gunakan Alat Perencanaan Komunikasi kami untuk mengidentifikasi saluran yang terbaik untuk berbagai jenis pesan.
Selain itu, email tidak seaman yang Anda inginkan, terutama karena orang mungkin meneruskan email tanpa berpikir untuk menghapus riwayat percakapan. Jadi hindari berbagi informasi sensitif atau pribadi dalam email, dan jangan menulis tentang apa pun yang Anda, atau subjek email Anda, tidak ingin melihatnya terpampang di papan reklame oleh kantor Anda.
Jika memungkinkan, sampaikan kabar buruk secara langsung. Ini membantu Anda berkomunikasi dengan empati, kasih sayang, dan pengertian, serta menebus kesalahan jika pesan Anda diambil dengan cara yang salah.
Manfaatkan Baris Subjek dengan Baik
Judul surat kabar memiliki dua fungsi: menarik perhatian Anda, dan meringkas artikel, sehingga Anda dapat memutuskan apakah akan membacanya atau tidak. Baris subjek pesan email Anda harus melakukan hal yang sama.
Baris subjek kosong kemungkinan besar akan diabaikan atau ditolak sebagai “spam”, jadi selalu gunakan beberapa kata yang dipilih dengan baik untuk memberi tahu penerima tentang isi email tersebut.
Anda mungkin ingin memasukkan tanggal di baris subjek jika pesan Anda adalah salah satu dari rangkaian email biasa, seperti laporan proyek mingguan. Untuk pesan yang membutuhkan tanggapan, Anda mungkin juga ingin menyertakan ajakan bertindak, seperti “Harap balas sebelum 7 November”.
Baris subjek yang ditulis dengan baik seperti di bawah ini memberikan informasi yang paling penting, bahkan penerima tidak perlu membuka email. Ini berfungsi sebagai prompt yang mengingatkan penerima tentang pertemuan Anda setiap kali mereka melirik kotak masuk mereka.
Jika Anda memiliki pesan yang sangat singkat untuk disampaikan, dan Anda dapat memasukkan semuanya ke dalam baris subjek, gunakan “EOM” (Akhir Pesan) untuk memberi tahu penerima bahwa mereka tidak perlu membuka email untuk mendapatkan semua informasi yang mereka butuhkan.
Jaga Pesan Tetap Jelas dan Singkat
Email, seperti surat bisnis tradisional, harus jelas dan ringkas. Buat kalimat Anda pendek dan langsung ke intinya. Badan email harus langsung dan informatif, dan harus berisi semua informasi terkait. Lihat artikel kami tentang keterampilan menulis untuk panduan dalam berkomunikasi dengan jelas secara tertulis.
Tidak seperti surat tradisional, bagaimanapun, tidak ada biaya lebih untuk mengirim beberapa email daripada mengirim hanya satu. Jadi, jika Anda perlu berkomunikasi dengan seseorang tentang sejumlah topik yang berbeda, pertimbangkan untuk menulis email terpisah untuk setiap topik. Ini membuat pesan Anda lebih jelas, dan memungkinkan koresponden Anda untuk membalas topik satu per satu.
Penting untuk menemukan keseimbangan di sini. Anda tidak ingin membombardir seseorang dengan email, dan masuk akal untuk menggabungkan beberapa poin terkait ke dalam satu email. Jika ini terjadi, buat semuanya tetap sederhana dengan paragraf bernomor atau poin-poin, dan pertimbangkan “memotong” informasi menjadi unit kecil yang terorganisir dengan baik agar lebih mudah dicerna.
Perhatikan juga bahwa dalam contoh bagus di atas, Monica menjelaskan apa yang dia ingin Jackie lakukan (dalam hal ini, ubah laporan). Jika Anda memudahkan orang untuk melihat apa yang Anda inginkan, ada kemungkinan lebih baik bahwa mereka akan memberikan ini kepada Anda.
Bersikaplah Sopan
Orang sering berpikir bahwa email bisa jadi kurang formal daripada surat tradisional. Tetapi pesan yang Anda kirim adalah cerminan profesionalisme Anda sendiri, nilai-nilai, dan perhatian terhadap detail, sehingga diperlukan tingkat formalitas tertentu.
Kecuali Anda berhubungan baik dengan seseorang, hindari bahasa informal, gaul, jargon, dan singkatan yang tidak tepat. Emotikon dapat berguna untuk memperjelas maksud Anda, tetapi yang terbaik adalah menggunakannya hanya dengan orang yang Anda kenal baik.
Tutup pesan Anda dengan “Salam,” “Hormat kami,” atau “Semua yang terbaik”, tergantung situasinya. Penerima dapat memutuskan untuk mencetak email dan membagikannya dengan orang lain, jadi selalu bersikap sopan.
Periksa Nada
Saat kita bertemu orang secara langsung, kita menggunakan bahasa tubuh orang lain, nada suara, dan ekspresi wajah untuk menilai perasaan mereka. Email merampas informasi ini dari kami, dan ini berarti kami tidak dapat mengetahui ketika orang-orang telah salah memahami pesan kami.
Pilihan kata, panjang kalimat, tanda baca, dan kapitalisasi Anda dapat dengan mudah disalahartikan tanpa petunjuk visual dan auditori. Pada contoh pertama di bawah, Emma mungkin berpikir bahwa Harry frustrasi atau marah, tetapi kenyataannya, dia merasa baik-baik saja.
Pikirkan tentang bagaimana email Anda “terasa” secara emosional. Jika niat atau emosi Anda dapat disalahpahami, temukan cara yang tidak terlalu ambigu untuk mengungkapkan kata-kata Anda.
Proofreading
Terakhir, sebelum Anda menekan “kirim”, luangkan waktu untuk meninjau email Anda untuk kesalahan ejaan, tata bahasa, dan tanda baca. Pesan email Anda adalah bagian dari citra profesional Anda seperti halnya pakaian yang Anda kenakan, jadi tampaknya buruk untuk mengirimkan pesan yang mengandung kesalahan ketik.
Saat Anda mengoreksi, perhatikan panjang email Anda. Orang lebih cenderung membaca email yang pendek dan ringkas daripada email yang panjang dan bertele-tele, jadi pastikan email Anda sesingkat mungkin, tanpa mengecualikan informasi yang diperlukan.