5 Cara Anda Bisa Lebih Langsung Dalam Sebuah Email – Bersikap terus terang tidak berarti Anda harus bersikap kasar. Bersikap langsung berarti jelas. Saat Anda berkomunikasi dengan jelas, pekerjaan selesai. Prioritaskan untuk menjadi jelas, terutama dalam hal email kantor.
Email, seperti surat bisnis tradisional, harus jelas dan ringkas. Buat kalimat Anda pendek dan langsung ke intinya. Badan email harus langsung dan informatif, dan harus berisi semua informasi terkait. Lihat artikel kami tentang keterampilan menulis untuk panduan tentang berkomunikasi dengan jelas dalam tulisan.
Tidak seperti surat tradisional, bagaimanapun, tidak ada biaya lebih untuk mengirim beberapa email daripada mengirim hanya satu. Jadi, jika Anda perlu berkomunikasi dengan seseorang tentang sejumlah topik yang berbeda, pertimbangkan untuk menulis email terpisah untuk setiap topik. Ini membuat pesan Anda lebih jelas, dan memungkinkan koresponden Anda membalas satu topik pada satu waktu. idn poker
Bahasa email dan bolak-balik pesan yang sering terjadi dapat merusak produktivitas Anda, serta produktivitas rekan satu tim Anda. Anda memiliki kemampuan untuk membuat email berfungsi untuk Anda. Berikut lima tip untuk membantu Anda lebih langsung dalam komunikasi tertulis Anda di tempat kerja:
1. Ajukan pertanyaan jika Anda membutuhkan jawaban.
Pertanyaan meminta jawaban. Pesan pertanyaan untuk informasi yang Anda butuhkan dari penerima. Gunakan pernyataan hanya untuk informasi yang ingin Anda bagikan tetapi Anda tidak membutuhkan jawaban. https://3.79.236.213/
Sebagai ilustrasi, tulis, “Siapa yang mengerjakan analisis statistik? Saya perlu menghubungi mereka sehingga saya dapat mengetahui angkanya saat mulai menulis laporan. Terima kasih.” Di sini, informasi penting yang Anda butuhkan adalah nama seseorang sehingga Anda dapat terhubung dengan orang tersebut untuk melanjutkan pekerjaan. Informasi lainnya bersifat kontekstual.
2. Gunakan kata “akan”, bukan “bisa”.
Cobalah untuk tidak mengatakan, misalnya, “Bisakah Anda membuat perkenalan?” Penerima atau siapa pun bisa melakukannya. Anda ingin orang itu benar-benar melakukannya, jadi katakan, “Maukah Anda membuat perkenalan?”
3. Hindari kata “mungkin”.
Orang cenderung menggunakan kata “mungkin” untuk melunakkan permintaan, tetapi kata-kata seperti “mungkin” mungkin tidak membantu Anda mencapai tujuan. Artinya, dengan bersikap terlalu hormat, Anda mungkin kehilangan kesempatan untuk mendapatkan informasi yang Anda butuhkan untuk maju.
Jangan berkata, “Bisakah Anda menunjukkan saya ke arah yang benar?” Katakan, “Maukah Anda mengarahkan saya ke arah yang benar?” Lebih baik lagi, “Apakah Anda akan mengarahkan saya ke orang yang tepat untuk mengawasi proyek?” Anda tetap bisa bersikap sopan tanpa berlebihan.
4. Berikan tenggat waktu.
Jika Anda membutuhkan informasi pada waktu tertentu, berikan tanggal di mana Anda membutuhkan tanggapan. Tanpa tenggat waktu, Anda mungkin tidak akan pernah menerima tanggapan atau terlambat menerima informasi. Katakan, misalnya, “Tolong beri tahu saya sebelum 20 Desember jika ada masukan apa pun”.
5. Biarkan pertanyaan atau pernyataan Anda berdiri sendiri.
Permudah penerima untuk melihat informasi yang Anda ingin mereka lihat secara visual. Bedakan pertanyaan atau pernyataan itu dari pesan lainnya dengan menempatkannya di barisnya sendiri di email dengan spasi di sekitarnya. Lebih baik lagi, lakukan di email terpisah agar tidak berantakan dengan informasi lain.
Berhati-hatilah saat menggunakan huruf tebal atau menggarisbawahi pertanyaan atau pernyataan Anda. Kecuali Anda mengenal penerima dengan baik dan gaya komunikasinya dan tergantung pada posisi Anda, melakukan ini mungkin terlalu berlebihan.
Ini menguntungkan semua orang jika Anda jelas. Bersikaplah langsung. Pesan pertanyaan untuk mendapatkan kembali informasi, hindari kata-kata seperti “mungkin” dan “bisa”, gunakan tenggat waktu dan buat pertanyaan atau pernyataan Anda menonjol.